智慧校园建设中如何做好信息化“减法”?

慧聪教育网 2022-01-06 10:38 来源:互联网

【慧聪教育网】近年来,信息技术与教育的不断深入融合,加快了高校教育信息化从数字校园向智慧校园的演进。与此同时,学校各部门在不同历史时期,为满足不同业务目的而开发的各类信息化应用系统也不断增多,信息化应用体系愈加庞杂。

总的来说,新建各类应用系统的粗放式“加法”工作做得多,而及时审视评估已建应用系统并充分融合重构的“减法”工作做得少。难以避免地引发信息化应用分散或重复建设,业务数据难以打通,应用入口不一,维护成本增加等诸多问题,导致信息化建设面临瓶颈。

教育部在今年3月《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》中提到,要求有效解决系统整合不足的问题,要达到信息系统实现优化整合,一体化水平大幅提升,“一网通办”深入普及,服务体验明显提升的目标。

华南师范大学经过多年建设和探索实践,智慧校园建设取得了一系列可喜的成果。包括建成了统一身份认证、门户平台、站点群平台、组织架构平台、在线教学平台、会议服务平台、电子印章平台等多个为上层应用开发提供功能性支撑的应用基础平台,并基本确立了网上办事大厅作为业务流、审批流的全校性信息传送枢纽地位。

在此背景下,华南师范大学以OA系统与网上办事大厅的融合实践为例,探讨智慧校园建设环境下如何做好信息化“减法”。

OA与办事大厅并存现状与问题

当前,OA系统是大多数高校行政管理必不可少的核心业务系统之一,网上办事大厅也是各高校面向师生提供一站式服务的重要平台,不少高校二者兼有,并存使用。

整体来看,OA系统和网上办事大厅都是无纸化移动在线办公平台,都通过跨部门整合、优化学校各项行政服务的信息和流程,实现办事服务申请、受理、协同、反馈和监督全流程管理,减少了师生校区间、部门间奔波等问题,在提高组织执行能力、规范办公流程、提升办事效率方面发挥了重要作用。

从技术架构来看,OA与网上办事大厅都是主要基于表单设计和流程引擎搭建各类业务应用,有一定的相似性,可以说是协同办公理念在不同历史时期的不同产物。

从功能定位来看,OA系统定位为面向行政管理的综合办公系统,网上办事大厅为面向用户服务的“一站式”业务办理平台。

智慧校园建设中如何做好信息化“减法”?

华南师范大学OA系统始建于2007年,主要用于学校日常行政办公管理,涵盖“办文、办事、办会、通知”四个功能???,包含的具体应用有收发文、会议管理、信息发布、个人门户等。

学校于2018年启动网上办事大厅项目建设,落实推进学校信息化发展战略“三个一工程”(一张表、一站式服务、一键决策)建设,提升多校区管理服务水平,为师生提供统一入口、便捷易用、公开透明的校园事务在线办理服务,截至目前已支持120余项业务在线办理。

随着学校智慧校园建设加速推进,信息化建设思路与模式发生根本性转变,过去基于封闭式管理理念和业务割裂思想建设的各种信息系统弊端日渐显露。

以校内OA系统与网上办事大厅并行使用的这三年为例,总结出以下几个亟待解决的问题。

1.办事入口不统一

从现行“一网通办”基于服务的理念来看,高校行政办公与管理模式仍未从传统模式中解放出来,统一办事入口是方便师生员工找到和使用办公服务平台的首要条件。

但OA与网上办事大厅作为流程审批类应用还存在业务边界难以清晰划分的问题。即便是解决了统一身份认证登录,将OA系统与网上办事大厅消息机制打通共享,也难免导致用户在OA与网上办事大厅之间“两头跑”,甚至出现不知该去哪里办理业务的现象。此外,人机交互界面各异,影响办事效率和用户体验。

2.功能定位有重叠

OA与网上办事大厅等中台业务部分功能有重复或交叉,没有完全实现互联互通,影响信息畅通和资源共享,难以为高校的教育教学、科研工作提供良好的保障。

随着数字校园到智慧校园的转型升级,学?!耙煌ò臁币滴?、数据中台能力进一步强化。

学校相继研发部署了网上办事大厅、组织架构平台、会议服务平台、电子印章平台、合同管理平台,加上已有的统一身份认证、门户平台等。

OA中如业务流程审批、用户角色管理、个人门户、组织架构、会议服务、电子签章、法务合同等功能完全可以由上述中台应用更好地承担和支持。

3.系统维护成本高

OA作为历史产物已经运行了十多年,其间虽有升级改造,但系统功能??楣袒獗瘴侍馊匀战ハ月?,在应用广度和深度上面临瓶颈,愈发难以整合学校各类资源和服务,支撑学校师生各类业务、事项办理,实现业务重构与服务创新,打造个性化、智能化的现代化教育服务模式。

OA系统自身的维护升级以及与其他中台应用数据对接费时费力。此类情况并非个案,既增加了系统技术复杂度,也占用了学校整体有限的信息化资源投入,还耗费了信息化队伍运维工作精力。

OA与办事大厅融合的难点

OA系统和网上办事大厅的融合,看似是技术问题,实则为治理问题,本质上是流程再造、简政放权、数据共享的问题。

业务梳理、流程再造看似简单,牵涉的却是各部门多年的工作习惯和思维习惯,特别是从管理到服务的思维转换。

我们通过日常办公及与相关业务部门进行深入交流,分析归纳出学校决策层及行政办公用户对于OA系统与网上办事大厅整合优化的顾虑主要有以下三点:

1.决策层

学校行政管理工作的质量和效率,直接关系到学校的正常运作。OA系统涉及全校各个部门,是一个庞大的系统工程。学校领导层通?;峥悸堑絆A系统涉及的业务重要性和影响广度等因素,在OA系统尚能保持正常运作的情况下,更倾向求稳心态,对OA与网上办事大厅融合持观望态度。

2.应用层面

虽然OA系统与网上办事大厅在功能定位与技术架构上有一定的相似性,但也存在一些不同之处。OA系统深耕行政办公领域数十年,不仅仅是基于工作流的业务,也包括收发文、会议管理、通知发布等完备功能。

若与网上办事大厅融合,需考虑增加WebOffice正文编辑器控件、会议室资源占用、用户角色同步授权、信息发布格式规范化控制、办理业务实例检索等功能。业务部门对系统融合后,以上这些问题能否有效解决持怀疑态度。

3.用户层面

用户对信息化应用的使用意愿与其个人操作习惯密切相关。学校OA系统经过十余年建设,大多数人习惯使用该系统,更倾向于保持现有的、已熟悉的工作模式和操作习惯。

系统变更或多或少会带来操作习惯和思维的改变,需要用户重新学习和适应,由此带来的学习和培训成本一定程度上会降低用户的迁移和使用意愿。

为顺利实施OA系统业务与网上办事大厅融合,尽量降低系统迁移改造带来的稳定性问题和用户习惯改变负担。学校主要采取了以下思路和路径。

OA与办事大厅融合实践路径

基于以上背景原因和分析评估,为方便师生办事,统一线上办事服务入口,提高移动办公效率,华南师范大学探索逐步将OA系统业务分批迁移至网上办事大厅办理。

打破封闭,系统分拆

OA系统整体封闭性较强,其内部各功能??轳詈闲砸步细?。在现阶段各高校已建设各类基础中台应用的情况下,基础平台与OA系统的部分功能有重复,且难以融合。

我们深入分析解构现有OA系统功能???,与学校已有各类基础平台做比对,将功能重合的??椴鸱秩谌胂钟衅渌教ㄏ低?。

如将OA系统中核心的流程类业务通过网上办事大厅实现;

将个人事务门户通过学校教工门户代替呈现,实现用户办事入口的统一;

将用户角色管理转至人事架构管理的组织架构平台并同步至网上办事大厅,以支持愈加复杂的组织架构身份授权管理;

将业务相对独立的无纸化会议材料查看和管理剥离拆分至无纸化会议系统独立部署;

将电子签名和印章通过对接电子印章平台调用实现;

将合同审批业务拆分至合同管理平台统一办理,实现合同管理全生命周期管理;

将移动端App相关功能转至企业微信,实现移动统一平台办公和消息推送。

智慧校园建设中如何做好信息化“减法”?

流程再造,业务重构

流程再造和业务重构牵涉部门多年的工作习惯和思维习惯,特别是从管理到服务的思维转换。

对于一些涉及多部门审批、流转过程复杂的业务,采取大而化小、流程解构的策略实现流程再造和整合,提升办事效率,优化办事体验。

例如对收文流程进行重构优化,将原有的一体化收文流程拆解为校级收文和二级单位部门内部协办两个独立流程,两个流程间和流程实例间独立互不影响,通过流程跳转和表单共享来实现学校收文转至二级单位落实办理,解决原收文流转导致的过度督办反馈,以及二级单位办理表单办理日志臃肿和互相干扰的问题。

类似的还有请示报告流程,原流程定位不准,业务界定模糊,反而导致流程设计臃肿复杂,办事效率和效果也不理想。

重构后的请示报告,利用网上办事大厅业务集市的优势,将相关业务进行梳理和拆分,精简流程,加强用户指引,明确各类事项办事入口,有效提高了办事效率,提升了用户体验。

由简到繁,功能改进

首先迁移融合OA系统中业务逻辑相对简单,使用网上办事大厅表单设计器和流程引擎可快速搭建用户使用体验差异小的业务流程,如校级用印、单位法人证申请、议题征集等基于工作流审批性业务。

其次考虑迁移除工作流之外还需要其他特有功能支持的较为复杂的业务,对网上办事大厅系统功能进行改进,提升其技术支撑能力,推动网上办事大厅系统与OA系统的整合与完善。

例如,在网上办事大厅引入WebOffice正文编辑控件,支持包括IE、Edge、Chrome、Firefox等主流浏览器,解决用户多类型浏览器在线文档协同编辑问题;

通过组织架构基础平台准确灵活地推送机构、人员、岗位等数据,提升用户角色身份授权的灵活性和柔性;

新增数据支持中心,方便用户根据关键字段信息检索公文、信息、审批等事务实例;

完善会议室资源管理功能,集中展示会议室资源占用情况,支持分级授权会议室预定审批等。

由简到繁,分步实施的策略能有效控制系统迁移融合的技术风险,尽可能降低迁移融合过程中对日常行政业务的影响,并提升用户对于系统迁移的接受度。

华南师范大学经过近半年实践努力,已经分批将OA系统微服务化,主体业务功能已成功融入网上办事大厅。迁移融合后,系统运行平稳有序,学校整体办事效率进一步提升,校内各项业务统一平台办理迈出了一大步。师生用户对融合后的网上办事大厅接受度极高,无需培训,“一网通办”“一站式服务”已然深入人心,落到实处。

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